Com o avanço tecnológico muitas empresas descartaram a prática de realizar as variáveis cópias físicas e passaram a adotar a digitalização de documentos, vez que esta apresenta inúmeras vantagens, como a diminuição dos custos com a papelada, a facilidade de acesso, distribuição de informações e a redução da burocracia na movimentação e distribuição de documentos. Mas afinal, os documentos digitalizados têm validade jurídica?

Importante destacar que os documentos digitais se diferem dos documentos impressos escaneados. Os documentos digitais são aqueles criados em um ambiente virtual, possuem validade jurídica por serem verificáveis, vez que possuem uma chave de identificação que garante a autenticidade documento. Em outras palavras, esses documentos são de fácil constatação de veracidade, podem ser checados e conferidos em sites oficiais por meio da chave de identificação ou do código de verificação gerado no momento em que é emitido.

A Lei n° 12.682/2012, denominada Lei de Digitalização, determinou que os documentos físicos escaneados também possuem validade jurídica em virtude da digitalização dos processos. No entanto, sempre que questionados, esses documentos, quando não descartados, podem ser periciados ou auditados, com isso vem a importância da guarda dos documentos físicos originais.

Nesse sentido, o prazo obrigatório de guarda dos documentos físicos é que vai auxiliar o seu provedor, pois uma vez expirado o prazo, a apresentação destes documentos deixa de ser obrigatória e os outros elementos probatórios vão auxiliar na confirmação da veracidade do documento.

Os prazos de guarda podem variar de acordo com o tipo de documento digitalizado, podendo ser de 3, 5 ou até mesmo 10 anos.  Quando não identificado o prazo em lei, este será de igual período ao da prescrição do direito ao ajuizamento de ações relativas à operação do serviço.

Vale destacar que, recentemente, foi sancionada a Lei n° 13.874/2019 que alterou algumas disposições da Lei de Digitalização. Umas delas, determina que após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído.

Todavia, não se faz viável a destruição desses documentos logo após sua digitalização, ainda que constatado sua integralidade. Tal eliminação é arriscada, pois, se suscitada a falsidade dos documentos digitalizados, seu provedor conseguirá demonstrar a veracidade destes por meio de perícia das vias originais.  

Por expressa previsão legal, os documentos digitalizados têm força de prova, mas o descarte do original após a digitalização, pode representar uma grande vulnerabilidade à parte que detinha sua posse, vez que, levantada a falsidade dos documentos digitalizados, seu provedor não conseguirá apresentar os originais para fins de averiguação de sua veracidade.